Combien de temps une entreprise doit conserver les reçus de carte de crédit?

Après un client achète un produit ou service de votre entreprise en utilisant sa carte de crédit, vous devez généralement lui fournir un reçu imprimé pour ses enregistrements - en particulier dans le cas d'une transaction face-à-face. La réception contient le montant de la transaction, le code d'approbation, le nom du titulaire de carte de crédit et un lieu pour la signature du client. Vous conservez également une copie de l'accusé de réception signé pour vos dossiers.

Si un cas se présente lorsque le client conteste les frais de carte de crédit de votre entreprise, vous êtes responsable, que le marchand, pour prouver qu'il est valide. Un des premiers éléments de la banque du client demande est une copie du reçu de carte de crédit liée à la transaction. Le fournisseur de services marchands a aussi besoin de voir le reçu signé afin d'enquêter sur le différend en votre nom. Si le litige du client est approuvé parce que vous ne pouvez pas fournir une copie du reçu de vente signé, vous aurez à payer les frais de rétrofacturation coûteux et aussi perdre le montant de la vente ainsi que le produit ou le service que vous avez vendu.

En raison de la possibilité de litiges des clients, il est sage de ne pas jeter un reçu de vente de carte de crédit seulement parce que la transaction a effacé votre compte marchand - même si vous avez déjà reçu les fonds de la vente. Les banques donnent généralement clients environ 60 jours pour contester une accusation par la Loi sur la Fair Credit Billing. Il est fort à parier de conserver le reçu de carte de crédit pendant au moins trois mois. Si vous avez besoin des reçus de vente spécifiquement pour des raisons de déclaration d'impôt sur le revenu d'entreprise, les garder à portée de main pendant au moins six ans.

Si vous devez conserver ces reçus de vente, les stocker dans un endroit sûr et verrouillé car ils contiennent des informations sensibles sur les clients. Gardez ces données sensibles hors de la portée des employés non autorisés et les personnes de l'extérieur pour éviter les problèmes avec la carte de crédit fraudes connexes ou le vol d'identité. Votre marchand entente de services peut définir des règles spécifiques sur la façon de gérer et de stocker des données de cartes de crédit pour les clients sensibles selon les directives Data Security Standard de la Payment Card Industry. PCI DSS est une organisation qui fournit des directives concernant la gestion des données de la carte de crédit du client.